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Projektmanagement klingt eher technisch, hat aber sehr viel mit einem direkten Vertrauensaufbau gegenüber den Anspruchsgruppen und der Wirkungssteigerung einer Organisation zu tun. Bei meinem letzten Workshop wurde den Teilnehmenden und mir diese Erkenntnis nochmals so richtig bewusst. Projektmanagement beeinflusst auch direkt die Reputation der Organisation und macht sichtbar, wie eine Organisation ihre Mission umsetzt und sich verhält. Lesen Sie in diesem Beitrag, was ein erfolgreiches Projektmanagement ausmacht und wie Sie dieses als Entwicklungsinstrument für den Vertrauensaufbau Ihrer Organisation nutzen können.
Drei ausschlaggebende Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement:
1.: Auftragsklärung und Anfangsphase:
Werden die richtigen Projekte bearbeitet? Mit was für Risiken ist zu rechnen und mit was für einem Typ Projekt haben wir es zu tun? Dies ist eine Auswahl an Fragen, mit denen man sich in der Anfangsphase eines Projektes unbedingt beschäftigen sollte. Zudem ist die zu erwartende Wirkung für die Organisation mit dem Aufwand (personell und finanziell) abzuwägen, um der Projektwürdigkeit Rechnung zu tragen.
2.: Stakeholderanalyse und Projektmarketing:
Gerade bei Akzeptanz- sowie Pionierprojekten ist die Anspruchsgruppenanalyse entscheidend für den Projekterfolg. Sie sollten unbedingt wissen, was die Ansprüche, Interessen und Einflussbereiche Ihrer Stakeholder sind, und wie Sie diese mit Ihrem eigenen Verhalten und dem Projektmarketing begegnen können. Daraus resultieren auch die internen sowie externen Kommunikationsmassnahmen, die aus möglichen Widerständen Chancen machen.
3.: Projektorganisation: Bei der Projektorganisation ist auf klare Aufgaben und Kompetenzen der Projektorgane zu achten sowie verbindliche Vertretungen. Eine Ressourcenplanung für alle Beteiligten ist ein Kernelement. Klären Sie zudem die Erwartungen und die Motivation der Teammitglieder. So schaffen Sie Vertrauensaufbau im Projektteam.
Was für positive Effekte bringt die Anwendung dieser drei Kernelemente des Projektmanagements?
- Die Erfolgsquote und Wirkung von Projekten werden erhöht: Die anfängliche Analyse hat dazu geführt, dass nur projektwürdige Projekte in Angriff genommen wurden. Zudem trug die Risikoanalyse massgeblich dazu bei, dass schadensverhindernde sowie -mindernde Massnahmen gegriffen haben und Risiken nicht eingetreten sind.
- Widerstände konnten in Potenziale verwandelt werden: Durch ein aktives Anspruchsgruppen-Management wurden die Stakeholder nach ihren Interessen und Einflussmöglichkeiten in das Projekt eingebunden. Sie konnten ihre Anliegen aber auch ihr Wissen in das Projekt einbringen, was dieses positiv beeinflusst hat.
- Vertrauensaufbau: Durch die aktive Berichterstattung und Kommunikation wurde Vertrauen gegenüber den Stakeholdern aufgebaut. Die Organisation wird als professioneller Partner wahrgenommen und die Anspruchsgruppen fühlen sich geführt und ernst genommen, was zu einem direkten Vertrauensaufbau geführt hat.
Sie möchten mit Ihrem Team Ihr Projektmanagement reflektieren und eine Kultur schaffen, wo Projektmanagement nicht nur als Mittel zum Zweck sondern als Entwicklungsinstrument und Wirkungstreiber wahrgenommen und eingesetzt wird? Gerne unterstütze ich Sie und Ihr Team mit einem massgeschneiderten Reflexions- und Inputworkshop für ein erfolgreiches Projektmanagement.